Guida sintetica all’inserimento dei prodotti dell’attività di ricerca all’interno dell’archivio aperto istituzionale (Open Archive) dell’Università della Tuscia
Importante: questa guida ha lo scopo pratico di ricordare a docenti e ricercatori e alle altre figure abilitate all’immissione dei contenuti quali siano, sinteticamente, le procedure da seguire. Se ti servono indicazioni più dettagliate e passo passo, consulta i video tutoriali sull’iscrizione a UniTus DSpace e sull’immissione dei contenuti. Se ti servono invece informazioni generali sull’Open Archive, su quali contenuti possano esservi inseriti e da parte di chi, su questioni collegate alla gestione dei diritti, e simili, consulta le FAQ generali sull’Open Archive.
1. Autorizzazione all'immissione (video tutoriale)
Per essere autorizzati a inserire contenuti all’interno dell’Open Archive occorre seguire, nell’ordine, i passi seguenti:
- (solo la prima volta): iscrizione all’Archivio. Dal menu di sinistra di UniTus DSpace selezionare la voce ‘My DSpace’, selezionare poi “Sei un nuovo utente? Clicca qui per registrarti”, inserire il proprio indirizzo di posta elettronica, e cliccare su ‘Registra’.
- (solo la prima volta): conferma dell’iscrizione. Controllare la posta elettronica: dovrebbe essere arrivata una mail inviata automaticamente dal sistema dopo il completamento del passo 1. Cliccare il link contenuto nella mail, e nella pagina che si aprirà inserire i dati richiesti, scegliendo la propria password. D’ora in poi, l’indirizzo e-mail usato e la password serviranno per accedere al sistema attraverso la voce ‘My DSpace’.
- (solo la prima volta): una volta effettuata l’iscrizione al sistema (passi 1 e 2), inviare una mail all’indirizzo unitus.dspace@gmail.com comunicando il proprio nome e cognome, l’indirizzo e-mail usato per l’iscrizione, e il dipartimento di afferenza. Entro qualche giorno, si riceverà l’autorizzazione all’immissione dei contenuti, nella collezione corrispondente al proprio dipartimento di afferenza.
2. Inserimento dei contenuti (video tutoriale)
Una volta autorizzati all’immissione, è possibile inserire i propri lavori nell’archivio seguendo i passi seguenti:
- Accedere al sistema di immissione effettuando il login attraverso la voce ‘My DSpace del menu di sinistra (usare il nome utente e la password definiti attraverso la procedura di iscrizione);
- Selezionare ‘Start a New Submission’;
- Dal menu a tendina, selezionare la collezione corrispondente al proprio dipartimento;
- Nella prima schermata di descrizione, spuntare le caselle corrispondenti alle caratteristiche del lavoro che si desidera immettere;
- Nella seconda schermata di descrizione, inserire i dati bibliografici del lavoro. Ricordare che nel campo ‘Citation’ vanno inseriti i dati bibliografici completi del lavoro, nella forma che si desidera venga usata da chi lo dovesse citare. Lasciare in bianco i campi ‘Tutor’ (a meno che non si tratti di una tesi) e Series/Report No (a meno che il lavoro non faccia parte di una serie specifica definita dal Dipartimento). Nel campo data è sufficiente inserire l’anno (mese e giorno possono essere inseriti, se lo si desidera, per le riviste e i quotidiani). Nel caso di lavori già pubblicati, non dimenticare di inserire il codice ISSN (per le riviste) o ISBN (per libri e contributi in volume);
- Nella seconda schermata di descrizione, inserire 3 o più parole chiave, in italiano e in inglese, e un breve abstract, in italiano e in inglese. Usare il campo ‘Sponsors’ per dichiarare eventuali enti o progetti finanziatori del lavoro. Tranne casi particolari, lasciare in bianco il campo ‘Embargo’. Il campo ‘Description’ può essere usato per informazioni aggiuntive che si ritenessero utili;
- La schermata seguente serve a caricare nell’archivio il file del proprio lavoro. Selezionarlo attraverso il pulsante ‘Sfoglia’, e cliccare ‘Next’. IMPORTANTE: il caricamento potrà richiedere un certo tempo: una volta premuto ‘Next’, aspettare dunque con pazienza che il sistema passi alla pagina successiva. IMPORTANTE: se non si dispone dell’autorizzazione per l’inserimento in rete del testo completo del proprio lavoro (caso tipico è quando è stato firmato un contratto con una rivista o un editore che non consentono l’autoarchiviazione da parte dell’autore), è comunque necessario inserire un file contenente l’indice e/o un abstract (possibilmente più esteso di quello inserito nella pagina di descrizione);
- Se il caricamento va a buon fine, comparirà l’indicazione ‘File Uploaded successfully’. Verificare che sia tutto a posto, e premere ‘Next’;
- La pagina di verifica consente di controllare tutte le informazioni immesse, e – se necessario – di tornare indietro per correggerle. Se è tuto a posto, premere ‘Next’;
- La prima pagina di licenza consentirà di scegliere se si desidera o no distribuire il proprio lavoro con una licenza Creative Commons, che ne consente la libera circolazione. La licenza Creative Commons può essere usata solo se non è stato firmato un contratto in cui i diritti del lavoro sono stati ceduti a terzi. L’uso della licenza Creative Commons è comunque del tutto volontario. Se si desidera usare la licenza, selezionare le opzioni relative alla licenza prescelta, e cliccare ‘Scegli una licenza’. Se non si intende o non si può utilizzare una licenza Creative Commons, selezionare in basso il pulsante ‘Skip Creative Commons’;
- La seconda pagina di licenza serve ad autorizzare l’archivio aperto a rendere visibile ciò che avete inserito; cliccare ‘I Grant the License’;
- L’immissione è andata a buon fine. Se lo si desidera, si può scegliere di immettere nuovi contenuti.